Nota obciążeniowa jest rodzajem dokumentu księgowego, który stanowi podstawę roszczeń między stronami. Zawiera szereg operacji, w tym także tych, których nie można potwierdzić przy pomocy faktury VAT. Wyjaśniamy, co to są noty obciążeniowe i jakie zastosowanie mają w branży transportowej.
Czym jest nota obciążeniowa w transporcie aut?
Nota obciążeniowa, zwana również notą księgową wystawiana jest w wyjątkowych sytuacjach, gdy operacja nie ma potwierdzania w fakturach VAT. Dotyczy tym samym przychodów i kosztów wolnych od podatku od towarów i usług. Znajduje zastosowanie w wielu branżach, w tym także w transporcie aut w Białymstoku. Najczęściej wystawiana jest w celu naliczenia kar umownych za opóźnienia w płatnościach oraz w celu skorygowania błędów w uprzednio wystawionych fakturach.
Notę obciążeniową może wystawić każda strona, która poniosła straty finansowe lub ucierpiała wskutek opóźnienia w płatnościach. W transporcie aut na wystawienie noty księgowej najczęściej decydują się przewoźnicy, zleceniodawcy, odbiorcy, spedytorzy oraz osoby odpowiedzialne za załadunek i rozładunek.
Nota odnosi się przeważnie do kar umownych, obciążeń za uszkodzenia załadunku oraz rekompensaty za poniesione straty. Przykładowo przewoźnik może obciążyć spedytora odpowiedzialnością finansową za straty związane z wydaniem błędnych dyspozycji.
Kiedy można wystawić notę obciążeniową w transporcie?
Jak już wspomniano, noty obciążeniowe wystawiane są w przypadku wystąpienia straty finansowej lub opóźnień w płatnościach. W transporcie aut najczęściej wystawiana jest w przypadku:
- rekompensaty za straty, które firma transportowa poniosła z winy swojego kontrahenta,
- naliczenia kar umownych przewidzianych w zleceniu transportowym,
- opóźnień w transporcie,
- naliczenia odsetek za nieterminową spłatę należności,
- korekty błędów w uprzednio wystawionych fakturach i innych dokumentach księgowych,
- przenoszenia kosztów na drugą stronę.
Nota księgowa jest wykorzystywana przez wierzycieli na kolejnych etapach postępowania windykacyjnego. Warto pamiętać o tym, że dokument może wystawić każda strona poszkodowana w procesie transportu auta. Jednocześnie termin jej wystawienia nie jest regulowany prawnie. Oznacza to, że poszkodowany może wystawić dokument w chwili, gdy zachodzi taka konieczność. Można wystawić ją już pierwszego dnia po powstaniu zadłużenia.
Co zawiera nota obciążeniowa w branży transportowej?
Nota obciążeniowa to dokument księgowy o strukturze określonej w art. 21 ustawy o rachunkowości. W pierwszej kolejności należy pamiętać o określeniu rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz podaniu stron rozliczenia. Kluczowe znaczenie ma następnie opis i określenie wartości operacji. Jeśli to możliwe wartość należy podać także w jednostkach naturalnych.
Konieczne jest wykazanie daty wykonania operacji oraz daty wystawienia noty obciążeniowej. Całość powinna zostać zwieńczona podpisem wydawcy oraz osoby, której wydano dowód księgowy. Warto pamiętać również o podpisie księgowego, który jest zobowiązany do zakwalifikowania noty obciążeniowej w księgach rachunkowych.
Każdy dokument powinien zostać opracowany w dwóch egzemplarzach, po jednym dla strony poszkodowanej oraz dłużnika. Dowód księgowy może zostać wystawiony zarówno w tradycyjnej wersji papierowej, jak i elektronicznej. Nota obciążeniowa może bowiem zostać wysłana przy pomocy poczty elektronicznej.